Oddelegowanie księgowości na zewnątrz to dla wielu firm duże wyzwanie, zatem nie dziwi nikogo fakt, że wybór takiego biura wcale nie jest prostym zadaniem, można nawet powiedzieć, że jest to zadanie z tych trudniejszych i bardziej wymagających, również od strony czasowej. W poradniku przedstawimy cechy, które charakteryzują dobre biura księgowe.

Biuro rachunkowe to dzisiaj coś więcej niż obsługa księgowa, zazwyczaj przedsiębiorca poszukuje dzisiaj kompleksowego wsparcia w prowadzeniu swojego biznesu. Zatem ocena biura rachunkowego nie powinna dotyczyć samych kwestii księgowych, ale również wszystkich innych kwestii, które wymagane są w danym przedsiębiorstwie informatycznym.

Wiedza i kompetencje

Głównym tematem jest zawsze wiedza i posiadane kompetencje. Część biur rachunkowych posiada certyfikaty księgowe, które swego czasu były wydawane przez Ministerstwo Finansów. Aby zdobyć certyfikat trzeba było wykazać się ogromną wiedzą, która była sprawdzana na egzaminie państwowym. Uzyskanie takiego certyfikatu było poniekąd potwierdzeniem, że mamy do czynienia z prawdziwym rasowym księgowym, a nie z pierwszą lepszą osobą, która postanowiła, że zajmie się usługami księgowymi. Aktualnie certyfikat MZ nie jest już wydawany, a w branży znajdziemy zarówno osoby z kompetencjami, jak również i takie, z których usług lepiej nie korzystać. O tym, kto jest godny uwagi sam musisz jednak zdecydować.

Wiedza i kompetencje to jedno, pozostaje kwestia aktualności tejże wiedzy. Nic nie zda się wiedza, kiedy nie ma odniesienia do najnowszych zmian w przepisach, a te zmieniają się szybciej niż pory roku. Każdego roku Ministerstwo Finansów ogłasza ogromną ilość zmian w przepisach, szczególnie teraz podczas trwającej „pandemii” wyniszczającej całą polską gospodarkę.

Zatem, podejmując współpracę z biurem weryfikuj nie tylko ich wiedzę i doświadczenie, ale również pytaj o nowinki księgowe. Jeśli pracownik z którym rozmawiasz jest na czasie, jest wysoce prawdopodobne, że nie będzie popełniał błędów wynikających z nieznajomości aktualnych przepisów, czy też będzie w stanie doradzić Tobie optymalne rozwiązania, które oszczędzą finanse firmowe.

Forma współpracy i jej elastyczność

Żyjemy w czasach, w których dostęp do Internetu jest czymś powszechnym. Ludzie chętnie korzystają z medium elektronicznego do załatwiania wszelkiego typu spraw, od opłacania bieżących rachunków, a kończąc na kwestiach typowo rozrywkowych. Gdy wybierasz biuro rachunkowe zapytaj o formę współpracy, czy dokumenty księgowe będzie można przesyłać za pomocą poczty elektronicznej lub też w inny sposób podany przez biuro rachunkowe. Pytaj również, czy istnieje możliwość spotkań wirtualnych, czyli popularnych wideokonferencji, na których można fizycznie porozmawiać z księgowym i zapytać go o newralgiczne punkty lub po prostu zasięgnąć opinii w danych sprawach. Kontakt zdalny jest dzisiaj czymś naturalnym i dobrze, aby upatrzone biuro rachunkowe takową opcję posiadało „w standardzie”.

Lokalizacja biura

Nawiązując do poprzedniego punktu dobrze jest zastanowić się, czy biuro rachunkowe musi być z tej samej lokalizacji co siedziba Twojej firmy. Mając firmę w Dąbrowie Górniczej, biuro rachunkowe może być z tej samej miejscowości, ale gdy nie zależy Tobie na fizycznym kontakcie z pracownikami biura, można pomyśleć o innym rozwiązaniu. Optymalnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców z Dąbrowy Górniczej będzie jednak posiadanie biura z tego samego miasta. Jest to głównie związane z kwestiami reprezentacji przed urzędami państwowymi, po prostu biura rachunkowe oddalone o 50 czy 100 kilometrów mogą doliczać dodatkowe kwoty za dojazd. Jest to dość logiczne ponieważ ceny benzyny w listopadzie przekroczyły już 6 złotych, a biorąc pod uwagę że przeciętny samochód spali na 100-kę około 8 litrów paliwa, to koszt dojazdu i przyjazdu do urzędu oddalonego o 100 km od siedziby biura rachunkowego wyniesie prawie 100 złotych – czyli taka kwota byłaby doliczona do rachunku za obsługę księgową.